Cuentas por cobrar, Documentos por cobrar, Estimación para cuentas incobrables, Estrategias para el cobro de las cuentas incobrables y Cobros morosos

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA USAC

CUNIZAB, EXTENSIÓN MORALES, IZABAL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

LICENCIATURA EN CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORIA

 

 

 

TEMAS

Cuentas por cobrar

Documentos por cobrar

Estimación para cuentas incobrables

Estrategias para el cobro de las cuentas incobrables

Cobros morosos

 

INTEGRANTES DEL GRUPO:                                                                      CARNET

 

Edvin Nolberto Gallardo García (coordinador)                                          201143575

Cindy Gabriela Corado Bran                                                                        201142681

Arlin Sairee Mejía de la Cruz                                                                         201144819

Jeond Mycholl Arana Guerra                                                                        201142682

Alvaro Armando Ramírez García                                                                  201143565

 

Índice

 

                                                                                                                                 Página

Introducción                                                                                                                     I

1. Cuentas por cobrar                                                                                                     1

1.1. Clasificación de cuentas por cobrar                                                                 1

1.2. Cortó plazo y a largo plazo                                                                                 1

1.3.  Auditoría de las cuentas por cobrar                                                                 1

1.4. Objetivo de la auditoría de las cuentas por cobrar                                          2

2. Documentos por cobrar                                                                                              2

 

3. Estimación para cuentas incobrables                                                                       2 4. Estrategias para el cobro de las cuentas incobrables                                                3

4.1. Causas de Cuentas Incobrables                                                                      3

4.2. Estrategias para el Cobro de Cuentas Incobrables                                       4

5. Cobros morosos                                                                                                         5

Conclusiones                                                                                                             II

Recomendaciones                                                                                                    III

Bibliografía                                                                                                                 IV

 

I.Introducción

El objeto de la contabilidad es suministrar información a los distintos agentes económicos para ayudarles a tomar decisiones, pero no son accesibles al público en general todos los datos contables; normalmente, éste sólo puede conocer la información contenida en ciertos estados financieros o contables, que son las cuentas anuales.

Las cuentas por cobrar registra los aumentos y las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancías o prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de la empresa y para esto existe programas para llevar a cabo las operaciones.

Por lo tanto se dice que esta cuenta presenta el derecho (exigible) que tiene la entidad de exigir a los suscriptores de los títulos de crédito el pago de su adeudo (documentado)derivado de venta de conceptos diferentes de las mercancías o la prestación de servicios a crédito; es decir, presenta un beneficio futuro fundadamente esperado. De ahí la importancia de controlar y de auditar las “Cuentas por Cobrar” el auditor establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen previsto en la planeación de la auditoria a estas cuentas. Las Cuentas por Cobrar constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas al departamento que corresponda.

Las cuentas anuales son el balance, la cuenta de Pérdidas y ganancias que  han de formar una unidad. El balance plasma el patrimonio o la riqueza de la empresa en una fecha dada; la cuenta de Pérdidas y ganancias expresa la renta generada o el resultado obtenido durante un ejercicio económico; y, por último, la memoria amplía y detalla, en prosa, la información contenida en los documentos anteriores.

El sistema contable, para asegurar la adecuada y completa captación de datos, debiera tomar los recaudos para que toda la captación se instrumente en forma escrita. De ese modo, se encontrarían todas las registraciones contables “documentadas físicamente”. Los comprobantes en general representan el elemento o soporte físico que da nacimiento e impulso al proceso contable, inicialmente en la etapa de la captación de datos. Luego son usados prácticamente a lo largo de todo el proceso contable.

 

CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar registra los aumentos y las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancías o prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de la empresa y para esto existe programas para llevar a cabo las operaciones.

Por lo tanto se dice que esta cuenta presenta el derecho (exigible) que tiene la entidad de exigir a los suscriptores de los títulos de crédito el pago de su adeudo (documentado)derivado de venta de conceptos diferentes de las mercancías o la prestación de servicios a crédito; es decir, presenta un beneficio futuro fundadamente esperado.

CLASIFICACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar pueden clasificarse como de exigencia inmediata: CORTO PLAZO y A LARGO PLAZO.

Corto plazo: Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año.

Largo plazo: Su disponibilidad es a más de un año.

Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de Situación Financiera como activo corriente y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo corriente. Pueden subclasificarse de acuerdo a su origen en dos grupos que son:

a) A cargo de clientes y b) A cargo de otros deudores

AUDITORÍA DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y también no provenientes de ventas de bienes o servicios. Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estas cuentas, ya que constituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. De ahí la importancia de controlar y de auditar las “Cuentas por Cobrar” el auditor establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen previsto en la planeación de la auditoria a estas cuentas. Las Cuentas por Cobrar constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas al departamento que corresponda.

 

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA DE LAS CUENTAS POR COBRAR

• Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas.
• Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en pesos).
• Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.
• Comprobar si hay una valuación permanente –respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.
• Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable.

DOCUMENTOS POR COBRAR

Bajo este título se agrupan los pagarés, letras de cambio y demás documentos similares pagaderos a plazo y a favor de la empresa tenedora de ellos. En el balance general, este rubro debe contener únicamente los documentos libres de gravamen y que no hayan vencido todavía. Si hubiere documentos vencidos deben mostrarse separadamente o bien debe hacerse un comentario adecuado en el informe. También debe mostrarse separadamente el monto de los documentos a cargo de clientes y el importe de los que sean a cargo de otras personas que no tengan ese carácter.

ESTIMACION PARA CUENTAS INCOBRABLES

Cuando una empresa tiene determinada inversión en cuentas por cobrar está actuando bajo condiciones de incertidumbre y riesgo. Por tanto, debe estimarse la probabilidad que existe de recuperar los montos de todas las cuentas por cobrar. Es decir, la determinación de la probabilidad hay de no efectuar la recuperación de las cuentas de cobro dudoso. Como consecuencia de esta estimación, resultará la cantidad de dinero que se asignaría como pérdida causada por no haber recuperado el valor en cuentas, probablemente, imposibles de cobrar.

 

Método #1: Porcentaje sobre las ventas:  Se estima el Gasto por Cuentas Incobrables en base a un porcentaje, generalmente, de las Ventas a Crédito, también se puede estimar en base al total de las Ventas siempre que la incidencia de las Ventas al Contado sobre el total no sea importante. Si lo realmente perdido es mayor que lo estimado, el saldo de la Cuenta "Provisión en Cuentas Incobrables" es deudor, hubo una sub-estimación, por lo que el nuevo Asiento de Ajuste será por la estimación del presente año más la sub-estimación del año anterior.

Método #2: Análisis de las cuentas por cobrar en base a la antigüedad del saldo: Se basa en hacer un análisis y estudio de todas las Cuentas por Cobrar de acuerdo a la fecha de vencimiento de las diversas facturas, el porcentaje será mayor en la medida en que la factura tenga mayor tiempo de vencida, debido a que tiene mayor probabilidad de que sea incobrable.

Método #3: Porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar:  Hay dos formas de estimar la provisión:

- En base al Saldo de las Cuentas por Cobrar para la fecha de cierre (ídem al caso de Ventas pero tomando como base las Cuentas por Cobrar).

- En base al porcentaje de pérdidas reales ocurridas en el año, o sea, si en un año se pierden un 5% sería acertado pensar que en el siguiente se perderá el mismo por ciento.

 

ESTRATÉGIAS PARA EL COBRO DE LAS CUENTAS INCOBRABLES

Se comienza con un análisis de la proyección estratégica de la empresa, un análisis financiero a corto plazo para determinar su situación financiera, un análisis de la antigüedad de las cuentas por cobrar y un análisis de los orígenes de los fondos y su aplicación, con el objetivo de apreciar tanto la posición financiera como la política financiera desarrollada por la empresa.

Todos estos estudios y análisis desarrollados sobre la base de encuestas, entrevistas, estados financieros, del cálculo de razones financieras y de los porcientos integrales, así como la confección del Balance General condensado y el Estado de Origen y Aplicación de Fondos permitirá evaluar el desempeño financiero de la entidad con el fin de proporcionar una estrategia de trabajo nutrida de procedimientos, variantes y recomendaciones para lograr una eficiente administración de esta partida del activo circulante.

Lograr un control sistemático de las cuentas por cobrar, así como de los planes de ventas a créditos para evitar saldos envejecidos que se conviertan en cuentas incobrables mediante la aplicación de una estrategia para la eficiente administración de las cuentas por cobrar, con trabajadores eficaces y motivados en clima de trabajo favorable, la introducción de las ciencias informáticas y acudiendo cuando proceda a las prácticas internacionalmente aceptadas para agilizar los ciclos de cobro.

Esta misión debe ser dominada y comprendida por todas las personas implicadas con el manejo de esta cuenta, fundamentalmente por el responsable de los cobros y pagos:

Causas de Cuentas Incobrables:

• No se realizan investigaciones previas a los clientes (empresas o corporaciones) antes de realizar las ventas a créditos a estas.

• No se cuenta con una base de datos con información general de los clientes que negocian tradicionalmente con esta entidad.

• Existe morosidad en la gestión de cobro.

• La informalidad e incumplimiento de los clientes en el pago de sus obligaciones.

• No existencia de una estrategia que impulse la motivación y una correcta combinación de estímulos materiales y morales para los trabajadores relacionados con las operaciones de cobro.

Estrategias para el Cobro de Cuentas Incobrables:

1. El Cálculo de las razones financieras: Período Promedio de Cobranza, Rotación de las Cuentas por Cobrar y Gestión de Cobro. (Indicador Cuantitativo).

2. Verificar a través de entrevistas o encuestas que pasos o procedimientos se tienen en cuenta para evaluar el riesgo del crédito, así como para otorgar y cobrar el mismo,(Cualitativo).

3. Revisar si existe una base de datos con los clientes tradicionales y otros nuevos con los datos generales de los mismos, así como con una breve referencia sobre su historial en el pago de sus obligaciones. Donde además se muestre la línea de crédito que se le puede conceder a cada cliente.

4. Revisar los indicadores económicos al concluir cada período para establecer comparaciones con períodos anteriores para determinar variaciones en las ventas y las cuentas por cobrar de la empresa (Cuantitativo).

5. Realizar encuestas a empresas que adquieren los productos de la empresa para evaluar el estado de opinión que tienen sobre la calidad de los mismos y si son de su preferencia, (Cualitativo)

6. Solicitar el acta de constancia de la creación del Comité de Revisión y Aprobación de Créditos. Tomar una muestra de miembros y comprobar con ellos a través de entrevistas si conocen de su inclusión en el Comité y las funciones del mismo. (Cualitativo).

7. Revisar los controles periódicos realizados por el área Económica-Financiera a las diferentes áreas implicadas en la estrategia.

8. Realizar controles internos a la temática de Cuentas por Cobrar y otras implicadas.

10. Revisar los expedientes en proceso de las entidades deudoras y evaluar si es suficiente el grado de información recopilado sobre estas.

11. Revisar la cantidad de empresas que han sido demandadas y el porciento de eficacia en ese proceso.

12. Realizar Auditorías de Gestión a estas áreas.

13. Revisar actas de reuniones con los trabajadores donde se hayan discutido y aprobado las normas de trabajo, seguridad y salud y hacer encuestas para comprobar si son dominadas.

14. Determinar si se evalúa el desempeño de los trabajadores de las áreas implicadas en la estrategia.

COBROS MOROSOS

La recuperación de los créditos morosos depende en gran medida de  la calidad de los sistemas de gestión del riesgo. La primera fase de toda gestión del riesgo implica la consulta de información comercial, sea que se trate de un crédito otorgado por vez primera, una reaprobación de crédito, o un cambio en las condiciones del mismo.

No se debe dar por perdida ninguna cuenta morosa, pues toda cuenta, por pequeña que sea, tiene valor:

·         Tiene valor de información para la plaza comercial.

·         Las cuentas pequeñas, una vez que se suman, suelen constituir montos importantes que merecen el intento de ser recuperados.

El Registro de Incumplimientos, además de contribuir a proteger los intereses particulares de la empresa socia que por serlo tiene la chance de conocer los antecedentes comerciales de su contraparte, presenta beneficios para la plaza comercial, en tanto:

·         Evita la impunidad del deudor.

·         Permite un mayor porcentaje de éxito en el recupero de las deudas, con lo que ello conlleva en términos de salud comercial.

·         Evita, en función del punto anterior, que los acreedores se desalienten ante la imposibilidad de cobrar sus deudas y ver mancillados sus derechos por no usar en tiempo y forma los recursos legales que están a su alcance para preservar sus legítimos intereses.

·         permite que la morosidad sea una demora, y no un crédito incobrable.

II.CONCLUSIONES

 

·         Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y también no provenientes de ventas de bienes o servicios.

 

·         Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de Situación Financiera como activo corriente y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo corriente.

 

·         Se estima el Gasto por Cuentas Incobrables en base a un porcentaje, generalmente, de las Ventas a Crédito

 

·         Es importante comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas.

 

·         Las cuentas por cobrar se clasifican en distintos documentos, como el pagaré, una factura cambiaria o cualquier título de crédito

 

 

III.RECOMENDACIONES

 

·         Lograr un control sistemático de las cuentas por cobrar, así como de los planes de ventas a créditos para evitar saldos envejecidos que se conviertan en cuentas incobrables mediante la aplicación de una estrategia para la eficiente administración de las cuentas por cobrar.

 

• Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas.

·         No se debe dar por perdida ninguna cuenta morosa, pues toda cuenta, por pequeña que sea, tiene valor.

 

·         Realizar Auditorías de Gestión.

 

·         Revisar los indicadores económicos al concluir cada período para establecer comparaciones con períodos anteriores para determinar variaciones en las ventas y las cuentas por cobrar de la empresa.

    

                                                               IV.BIBLIOGRAFÍA

Contabilidad General
Anzures
Impresos Nacionales S. A. DE C. V.


Principios de Contabilidad Generalmente aceptados
Instituto de Contadores Públicos, A. C.
Décima Edición


www.buenastareas.com